Лесните или трудните задачи - с кои да се захванете първо

Зачеркването на елементи от списъка със задачи е само посебе си една малка награда, особено когато сме затрупани със задължения и отговорности. Изпълнението на малки и бързи задачи в началото на деня, като отговарянето на имейл или изпращането на фактура, може да ни даде усещане, че сме постигнали нещо. Ново проучване обаче показва, че започването първо с лесните задачи може да навреди на производителността в дългосрочен план.

„В краткосрочен план човек се чувства по-задоволен и по-малко напрегнат, когато изпълнява първо по-малките задачи. Постоянното отлагане на изпълнението на трудни задачи обаче намалява възможностите за учене и усъвършенстване на уменията“, казва Мариам Коучаки, декан по мениджмънт в училището по мениджмънт „Келогс“ към Северозападния университет.

Идеята за изследването идва на Качуаки след разговор с Брадли Стаатс от Университет на Северна Каролина и Франческа Джино от Бизнес училището на Харвард, в който тримата споделят личните си навици да отлагат другите задачи в името на изпълнението на по-лесните.

„Ние искахме да разберем дали това е нещо, характерно за повечето хора, и по-важното – дали има някакви краткосрочни и дългосрочни ефекти“, казва тя.

Предразположеност към изпълнението на лесни задачи

Коучаки, Стаатс и Джино са проучили данни, събрани от университета Емери, за реакциите на доктори в болница. Като са били взети предвид спецификите на всяка ситуация, времето за изчакване на пациенти и натоварването през деня, изследователите са открили, че лекарите избират да обърнат внимание първо на пациенти с по-лесни за решаване проблеми, когато натоварването е по-голямо.

За да потвърдят резултатите при други условия, изследователите провели още един експеримент, при доброволци били помолени да препишат колкото се може повече от текста от снимка на страница, обърната настрани. За целта те разполагали с три минути. Половината от участниците в опита обаче били отделени в т. нар „група с високо натоварване“. На тази група била възложена още една задача – едновременно с преписването на текста да слушат песен и да броят случаите, в които се повтарят няколко конкретни думи.

След като задачата е приключила, от участниците било поискано да определят нивата на стрес, умора и чувство за напредък, които изпитват. Те също така били помолени да изберат втора задача, която да изпълнят, като изборът е бил между лесна и малко по-трудна задача. Цели 76% от хората от групата с „високо натоварване“ избрали по-лесната задача в сравнение с 64% от останалите, които не са били подложени на допълнително напрежение.

Защо предпочитаме лесните задачи

Приключването на лесни задачи ни кара да се чувстваме добре и да мислим, че сме постигнали прогрес.

„Всички разполагаме с ограничено време и внимание. Във всеки момент, когато трябва да избираме между лесна и трудна задача, повечето от нас се насочват към първата“, казва Коучаки.

„Лесните задачи обикновено изискват по-малко време за изпълнение, което кара повечето хора да им дават приоритет, когато са много заети“, добавя тя.

Проблемът идва от факта, че изграждането на навик за избиране на по-лесните задачи може да навреди на продуктивността на човек в дългосрочен план.

„Предпочитанието към лесните задачи се отплаща в краткосрочен план с висока ефективност – отделът е по-вероятно да приключи повече задачи навреме. В дългосрочен план обаче, по-голямата част от ученето на нови неща и развиването на нови умения произтича от трудните задачи. Когато ги отбягвате пропускате възможността да се възползвате от позитивните им страни“, казва още Коучаки.

Какво може да направите

Въпреки че от казаното дотук може да сте останали с впечатлението, че се опитваме да ви убедим да започвате деня си с по-трудните задачи, истината е, че най-добрата стратегия е комбинацията от двете.

„Идеята, че винаги трябва да започвате с трудната задача е твърде крайна. Нямаме данни, за да го потвърдим, но аз смятам, че ако хората започнат работа по трудна задача и се фокусират само върху нея, докато я завършат, те лесно могат да загубят мотивация от липсата на видим бърз напредък и да се изморят, преди да са стигнали дори до средата на задачата. Съчетаването на лесни и трудни задачи е по-ефективната стратегия. Този подход ви дава чувството за постигнат напредък, но същевременно с това ви позволява да запазите фокуса си върху трудните задачи“, казва Коучаки.

Другият вариант е да разбиете сложните проекти на по-малки и по-лесно изпълними задачи. Това ще ви даде мигновеното удовлетворение, което идва от изпълнението на лесна задача, като същевременно с това ще постигнете напредък по труден проект.

Мениджър Нюз